Von Deng Xi

Mit Chinas Internationaler Messe für Dienstleistungshandel (China International Fair for Trade in Services, kurz CIFITS) ging am 9. September ein Großevent im staatlichen Konferenzzentrum in Beijing zu Ende. Das Zentrum diente dabei nicht nur als Hauptveranstaltungsort für die Eröffnungszeremonie der Messe, sondern auch als Location für wechselnde Ausstellungen, Foren und Zusatzschauen und bot den angereisten Gästen außerdem eine komfortable Unterkunft. Darüber hinaus gewährleistete das Zentrum in Coronazeiten erfolgreich den sicheren Betrieb der 70.000 Quadratmeter großen provisorischen Ausstellungsflächen unter freiem Himmel nach einem einheitlichen Plan des Organisationskomitees. 

Die diesjährige CIFITS war eine Veranstaltung der Superlative, nicht nur was die Gesamtgröße der Ausstellungsfläche anbelangte, sondern auch bezüglich der großen Schwierigkeiten, die es bei der Gewährleistung des reibungslosen Ablaufs zu meistern galt, und der Mannigfaltigkeit der anfallenden Aufgaben. Konfrontiert mit dieser großen Prüfung haben die Arbeitsteams des Konferenzzentrums verschiedenste Aufgaben mit Bravour erfüllt und nach strengsten Normen erstklassige Dienstleitungen auf Weltniveau angeboten. Damit haben die Veranstalter diese große Prüfung in Pandemiezeiten mit Bestnote bestanden.  

Rekordausstellungsfläche von 110.000 Quadratmetern

Zusätzliche Ausstellungsflächen im Freien: Das Staatliche Konferenzzentrum in Beijing zeigt, wie sich auf in Pandemiezeiten eine Messe erfolgreich und sicher veranstalten lässt

Für die diesjährige CIFTIS wurden insgesamt 33.000 Quadratmeter Ausstellungsfläche in der Halle des Konferenzzentrums bereitgestellt. Hinzu kamen noch einmal 70.000 Quadratmeter Stellfläche unter freiem Himmel im nahegelegenen Beijinger Olympiapark sowie noch einige weitere Ausstellungsflächen. Insgesamt belief sich die Ausstellungsfläche damit auf 110.000 Quadratmeter. Es war das erste Mal, dass die Beichen Exhibition Group, der Veranstalter des Events, eine derart weitläufige Ausstellungsfläche zur Verfügung stellte. 

Insbesondere die Bereitstellung der Open-Air-Plätze im Olympiapark stellten die Betreiber vor einen organisatorischen Kraftakt. Angesichts des starken Besucherzustroms waren gleich mehrere Arbeitseinheiten ausschließlich mit der Gewährleistung der Sicherheit betraut und mussten dabei gut koordiniert werden. Im Zuge des Events ergaben sich auch zahlreiche unvorhergesehene Herausforderungen, die zeitnah und nach noch strengeren Normen bewältigt werden mussten. Die Mitarbeiter des Konferenzzentrums standen also vor so großen Anforderungen und Herausforderungen wie noch nie zuvor. 

Um den reibungslosen Betrieb der 30 Ausstellungshallen sowie der 446 Stände unter freiem Himmel zu gewährleisten, nahmen die Mitarbeiter des Konferenzzentrums größte Anstrengungen auf sich. Die Elektriker beispielsweise führten strengste Sicherheitskontrollen durch, in dem sie während der Messe alle relevanten Stellen akribisch kontrollierten. Insbesondere der Aufbau der provisorischen Ausstellungsflächen im Freien stellte das Team hierbei vor neue komplizierte Aufgaben. In Koordination mit dem Messeveranstalter mussten neue Stromleitungen verlegt, je nach Bedarf Verteilerkästen normengerecht angebracht und der gesamte Aufbauprozess sowie die Kontrolle und Verwaltung der sicheren Elektrizitätsnutzung genau registriert werden. 

Die Haupthalle des Staatlichen Konferenzzentrums in Beijing

Wegen des immensen Stromverbrauchs auf den provisorischen Ausstellungsflächen wurden fast 5000 Meter zusätzliche Kabel verlegt und mehr als 750 Verteilerkästen installiert. Vor der Eröffnung der Messe und während des gesamten Events patrouillierte das Sicherheitspersonal auf dem Gelände. Jeder Sicherheitsmitarbeiter legte im Schnitt jeden Tag zu Fuß eine Strecke von 19 Kilometern auf seinen Kontrollgängen zurück. 

Den Kunden beste Annehmlichkeiten bieten

Beijings Staatliches Konferenzzentrum legt großen Wert auf das Angebot bester Dienstleistungen. Das zeigt sich vor allem auch im Detail. Die Mitarbeiter haben Erhebungen zufolge auch in diesem Jahr besten Service bei mehr als 130 Offlineveranstaltungen garantiert. So wurden während der Messe 422 Mal neue Tischtücher aufgelegt – an einem Tag sogar 108 Mal. Tische und Stühle wurden immer wieder normengerecht platziert, um den Anforderungen an die Pandemieprävention und -kontrolle gerecht zu werden. Zudem sorgten die Mitarbeiter dafür, dass alle Konferenzräume vor, während und nach Sitzungen jeweils 30 Minuten gelüftet wurden. So wurde ein sicheres und angenehmes Ambiente für alle Sitzungsteilnehmer geschaffen. In der Lobby des China National Convention Center Grand Hotels wurden Aufbewahrungsstellen für eingehende Expresssendungen errichtet. An der Rezeption desinfizierten die Mitarbeiter selbst die Füller nach jeder Verwendung. Auch die Hotelzimmer wurden alle vier Stunden desinfiziert und regelmäßig belüftet.  

Das Staatliche Konferenzzentrum in Beijing bietet modernste Messetechnik, unter anderem auch dank des Einsatzes von KI

Die Mitarbeiter des Kreativstudios Chen Baoming, das für das Staatliche Konferenzzentrum tätig ist, kreierten unter anderem kunstvolle Dekorationen für die Esstische: Blumen, Bambus an Steinen, kleine bemalte faltbare Windschirme, sommerliche Landschaftsbilder, chinesische Glücksknoten und andere Symbole für Glück und Harmonie erfreuten das Auge der Besucher. Mit möglichst sparsamen Mitteln integrierten die Künstler Elemente der traditionellen chinesischen Kultur in ihre Werke und präsentierten so den unverwechselbaren chinesischen Stil und den Charme der Volksrepublik China.

In den Speisesälen wurde ein kontaktloser Service eingeführt. Über ihn wurden den Gästen köstliche Speisen und Getränke der chinesischen und westlichen Küche serviert. Zudem gab es Frühstückpakete und Küchlein mit CIFTIS-Logo. Alle Portionen waren klein, um den Kunden beste kulinarische Genüsse ohne Verschwendung zu garantieren. 

Für die Ausstellungsflächen unter freiem Himmel wurden sieben Servicepoints eingerichtet. Hier standen zahlreiche Freiwillige als Ansprechpartner für alle großen und kleinen Fragen bereit. Für die diesjährige CIFTIS hat das Staatliche Konferenzzentrum erstmals auch Freiwillige angeworben und eingesetzt. In intensiven Onlineschulungen wurden den Freiwilligen die wichtigsten Grundinformationen über die CIFTIS mit an die Hand gegeben. Zudem gab es ein Arbeits- und Höflichkeitstraining. Damit wurde sichergestellt, dass alle freiwilligen Helfer auf ihren Posten ihre Arbeit versiert ausführen konnten. 

Beim Angebot guter Dienstleistungen sei auch der Aspekt der Geschwindigkeit erwähnt. Am Abend des 4. September wurde dem Konferenzzentrum die dringende Aufgabe erteilt, möglichst rasch zusätzliche Ausstellungsführer auszubilden. Das Konferenzzentrum und andere der Beichen Exhibition Group unterstehende Arbeitseinheiten bildeten daraufhin innerhalb von nur zwei Stunden ein gemeinsames Arbeitsteam. Nach einem halben Tag Recruiting und einem weiteren halben Tag intensiver Schulung waren die Ausstellungsführer fit für den Einsatz. Innerhalb von vier Tagen haben sie letztlich erfolgreich rund 6000 Besuchern in 119 Gruppen die Ausstellungshallen, Stände und Exponate gezeigt und erklärt.

Grüne Ausstellung fördert die nachhaltige Entwicklung

Richtige Abfallsortierung ist in China derzeit ein richtungsweisender Trend. Um diese zu gewährleisten, platzierte das Konferenzzentrum in allen Ausstellungsbereichen des Messegeländes sowie in den neun Speisezonen 462 Tonnen für richtige Abfallsortierung, die mit gut verständlichen Hinweisen versehen waren. Mehr als 200 Reinigungskräfte, Manager und Abteilungsleiter dienten als Instrukteure für die Mülltrennung. Während der Messe wurden alle Ausstellungshallen auf dem Gelände nach den gleichen Normen wie die Haupthalle gereinigt. 

Infektionsschutz wird großgeschrieben: Während der Messeveranstaltung wird das Gebäude regelmäßig gereinigt und desinfiziert

Das Konzept der Sparsamkeit wurde in allen Kettengliedern der Verarbeitung und Verwaltung sowie auch des Betriebs praktiziert. Folglich wurde die Materialbeschaffung reduziert und die Verwertung von Nahrungsmitteln intensiviert, sodass letztlich wesentlich weniger Küchenabfälle anfielen. 

In den Speisesälen fanden sich Plakate, die über die Maßnahmen zur Pandemieprävention und -kontrolle aufklärten sowie auch Hinweisschilder, die dazu aufriefen, keine Lebensmittel zu verschwenden. Dadurch entstand eine Atmosphäre der Sparsamkeit beim Einnehmen der Mahlzeiten. 

Wie die Gäste wurde auch die Belegschaft dazu angehalten, Essen sparsam zu sich zu nehmen, bei gemeinsamem Essen öffentliche Essstäbchen zum Auftragen der Speisen zu nutzen und Speisen nur für sich zu nehmen und aus eigenen Schüsseln zu essen. In der großen Speisezone des Konferenzzentrums im ersten Untergeschoss, die 1600 Quadratmeter misst, halfen die Mitarbeiter den Gästen, alle Essensabfälle richtig zu entsorgen und das benutzte Essgeschirr zu sortieren. 

Führungsrolle der Innovation und Anwendung von KI

Vor dem Hintergrund der Pandemieprävention und -kontrolle war die CIFTIS in diesem Jahr das erste Ausstellungsprojekt staatlicher Ebene, das in einer Kombination aus Online- und Offline-Elementen durchgeführt wurde. Der infrastrukturelle Aufbau des dafür benötigten Netzwerkes und dessen Betrieb sowie die Gewährleistung seiner Sicherheit bildeten deshalb ebenfalls ein wichtiges Kettenglied der Messeveranstaltung.

Das Unterstützungsteam der Beichen Exhibition Group entwickelte hierfür die bestehende Infrastruktur in den Ausstellungshallen weiter und erneuerte die Technik, um so den Bedarf der Aussteller und Messebesucher vollauf zu decken. Das Konferenzzentrum arbeitete Notfallpläne und Lösungskonzepte für mögliche Pannen in sechs Bereichen vor, nämlich Internet Service Provider (ISP), Elektrizitätsversorgung, technische Anschlüsse, Internetanlagen und Streaming-Aufkommen. Innerhalb von 43 Tagen wurden 150 Access Points und 30 Netzwerk-Switches angebracht. Zudem verlegten die Mitarbeiter 15.000 Meter Glasfaserkabel und 110 Netzwerkkabel und errichteten 4,5 Gigabit-Breitbandnetzwerk. Dadurch wurde die nötige Netzwerk-Infrastruktur sichergestellt und erheblich verbessert.

Das Konferenzzentrum führte außerdem eine branchenübergreifende Zusammenarbeit durch und erforschte aktiv neue Modelle der Online- und Offline-Ausstellungen, indem es Online-Präsentationen, Webinare und Online-Diskussionsrunden abhielt. So wurde während der Messe das 2. Handelsfest unter dem Motto „Förderung des Innovationsforums durch Online- und Offline-Ausstellung“ veranstaltet, wodurch insbesondere der Bereich Online-Ausstellung gefördert wurde. Am 8. September 2020 wurden die Ergebnisse der kreativen Speisenzubereitung auf der Sitzung zur Zusammenfassung der Erfolge der CIFTISbekannt gemacht. In der CIFTIS-APP registrierten sich bis Messeende 79.000 Besucher.

Blick auf den Innenbereich des Staatlichen Konferenzzentrums

Die erfolgreiche Veranstaltung der CIFTIS 2020 trägt vor allem dazu bei, wertvolle Erfahrungen für die wirtschaftliche Erholung vor dem Hintergrund der durch die Pandemie verursachten weltweiten Rezension zu sammeln. Als „Nationalmannschaft“ unter den Messeveranstaltern hat das Staatliche Konferenzzentrum dem Großevent beste Dienstleistungen angeboten, die eine bestmögliche Atmosphäre schufen, strengsten Normen entsprachen und das höchstmögliche Niveau erreichten. Damit wurde ein landesweites Vorbild für die Veranstaltung weiterer Ausstellungen in Coronazeiten gegeben.